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ISO14001:2004的新要求

文章来源:EBET真人网站 日期:2019-05-30 点击数:
审核员如何把握ISO14001:2004的新要求
ISO14001:2004标准(以下简称新版标准)于2004年11月15日发布后,国际认可论坛(IAF)为了适应认证审核的需要,在与国际标准化组织(ISO)协商的基础上,在(IAFGD4:2004IAF:关于获得认可的认证从ISO14001:1996到ISO14001:2004的转换计划》中规定:到2006年5月15日,所有基于ISO14001:1996标准而颁发的证书将全部失效,新证书将全部基于新版标准。IAF还规定了两个阶段的转化期:第一阶段为准备期,时间为新版标准发布后6个月,组织可以自己决定采用新版标准或旧版标准。准备期也便于各个国家的标准组织将这个国际标准转化为采用本国语言的国家标准。第二阶段为转换实施期,时间为准备期后的12个月,这期间所有的认证审核都要采用新版标准。对认证组织而言,这个阶段主要是通过正常的监督审核确定组织对新版标准的符合性。中国认证机构国家认可委员会(CNAB)也在《CNAB—AG32:2005:认证机构实施依据新版GB/Y24001国家标准的环境管理体系认证的转换指南》有类似规定。
2005年5月15日后的审核基于新版标准。对于开展认证审核的审核员,在新版标准的理解和审核把握上必须适度,否则要么对标准要求没有充分覆盖,要么对组织提出超出标准的要求,都不符合审核的原则。本文旨在探讨审核员如何把握新版标准有变化的要求,对于标准原有要求不再涉及。
一、文件要求
基于ISO14001:1996的审核有一条不成文的规定,即凡是标准提出要有程序的地方,如果组织没有相应的程序文件,可以开出不符合。现在,必须纠正这种认识了。新版标准及其资料性附录A.4.4指出,文件不一定以手册的方式存在。
新版标准对文件的要求可能对于有些审核员来说,觉得非常难以理解,有的认为无法审了。这样的担心是多余的。通观新版标准的内容,并没有弱化对文件的
要求;新版标准所要求的形成文件的方面都体现在4.4.4中,为了与EBET真人网站:2000接轨,虽然新版标准文字量增加了不少,但实质要求增加不多,真正增加的是对体系范围文件化的要求。
对于审核员来说,不用担心审核时看不到程序文件,因为在新版标准A.4.4中说明了如何考虑是否将程序形成文件,其中列举了将程序文件化的种种益处。当组织没有任何程序文件时,面对审核将承担巨大风险。审核员需要更加关注组织是否将体系范围文件化,而不能再要求程序必须文件化了。
二、几点值得注意的变化
1.法律法规要求:新版标准要求组织必须识别法律法规如何适用于组织,并增加了专门的条款要求组织识别法律法规的符合性。显然,新版标准对法律法规的符合性更加重视了,审核员应高度重视组织对法律法规符合性承诺的实践情况。
2.“环境绩效”的定义从关注管理体系转变为关注组织对其环境因素的管理,真正体现了引言中明确的标准的总目的:“支撑环境保护和污染预防,协调它们与社会和经济需求的关系。”审核员在考察环境绩效方面应更加关注组织对环境因素的实际控制效果。
3.审核的过程方法:新版标准在引言“图l——本国际标准的环境管理体系模式”的注中,特别增加了以下内容:“许多组织通过由过程组成的体系以及过程之间的相互作用对运行进行管理,这种方式称为‘过程方法’。GB/T19001——2000提倡使用过程方法。由于PDCA可以应用于所有的过程,因此这两种方式可以看作是兼容的。”这就是说,新版标准鼓励组织采用过程方法建立、实施和保持环境管理体系。从过程的定义和环境因素的定义看,环境因素本身就是过程,而环境因素是环境管理体系的核心,管理体系就是围绕环境因素展开的。
标准鼓励组织采用过程方法建立、实施和保持环境管理体系,审核员也应该相应地采用过程方法审核。笔者呼吁,过程方法应该贯穿于整个审核过程中。现在,认证行业普遍强调增值审核,按照过程方法进行审核是增值审核的必由之径。
三、标准条款审核的变化
4.1条款。要求组织确定环境管理体系的范围并将其文件化,审核员必须查看组织文件化的管理体系范围,明确哪些活动、服务和产品包含在范围内。一般来说,这种文件化的范围应在组织的环境管理体系手册(如果有)中作出规定。审核员应考察组织建立的体系是否包含标准的所有要素并有效运行,审核结论应在对整个体系进行全面审核后作出。
4.2条款。方针必须传达到所有为组织或代表组织工作的人员。审核员应关注这种传达是否充分有效,是否传达到了组织员工以外的人员,如承包方、分承包方、临时雇员等。同时,亡注意这种传达可以只传达相关内容,或采用多种形式传达而不是方针的文本,审核员不可机械要求.组织必须传达方针文本。
4.3.1条款。审核员要确定组织是否有文件化的环境因素信息,环境因素识别程序是否覆盖已规划的或新的开发,新的或修改的活动、产品和服务。本条款的另一个变化是将识别“可望对其施加影响的环境因素”改为组织“能够施加影响的环境因素”。由于变化太细微,其真正涵义并不确切,组织也很难区别。笔者认为,审核员只要把握组织是否识别可以施加影响的环境因素即可。
4.3.2条款。审核员应考察组织是否识别了与其环境因素相关的所有的法律法规要求和获取途径,而不仅包括直接适用的环境法律法规,如一些与环境因素相关的安全方面的法律法规。组织要确定法律法规和其他要求如何适用于他们的环境因素,即确定法律法规要求和其他要求与环境因素之间的关联性。如果组织只是获取了一些法律法规文本,但未明确文本的哪些内容适用于组织的哪些环境因素,在审核中不能接受。
审核员还要考察组织在建立、实施和保持环境管理体系时,以及建立方针、目标和指标、识别重大环境因素时,是否考虑法律法规和其他要求。
4.3.3条款。包含1996版标准4.3.3和4.3.4的要求,要求识别已规划的或新的开发,新的或修改的活动、产品和服务中的环境因素要求放在4.3.1中。
审核员要考察组织确定的目标指标在可行时是否可测量,是否与方针中持续改进的承诺相一致。审核员如果发现组织的目标指标长期不变,需考察不变的原因,无正当理由应认为不符合。
4.4.1条款。审核员应考察组织提供的资源是否包括基础设施,特别是对于那些必须有相应的环境设施才能实现对环境因素进行有效控制的场合。
组织要“确保资源的可得性”而不是“提供资源”。这意味着组织需要证明有应急计划用于保证合格的人员可以满足体系具体岗位的要求。新版标准将“提供”一词改为“确保”,这一点对于人员流动性大的组织尤为重要。审核员不仅要考察组织资源的满足情况,还要关注组织对潜在资源需求的满足能力。
审核员应考察管理者代表向最高管理者汇报的内容是否包括改进的建议。
4.4.2条款。组织不仅要保证内部员工的能力,还要保证为其或代表其工作的人员的能力。审核员要注意考察非组织内部员工是否具有相应的能力。
确保人员满足要求的手段不仅是培训,也可以采取其他措施,如招聘等。审核员不能要求组织必须通过培训保证人员的能力。
审核员要查看组织是否保持记录用于证明可能引发重大环境影响的人员的能力(基于教育、培训和经验)。审核员应了解组织是否已对所有为其或代表其工作的人员引发重大环境影响的可能性及相应的能力需要进行了适当的评估。
4.4.3条款。审核员应考察组织是否已决定就其重大环境因素对外沟通,并查看其文件化的决定。如果组织决定对外沟通,审核员应进一步了解组织是否已建立和实施对外沟通的方法。
4.4.4条款。审核员应考察组织是否具有体系范围的描述、文件和记录,用于确保有效地策划、运行和控制与重大环境因素有关的过程文件和记录。
4.4.5条款。审核员应查看外来文件,如许可证是如何识别的,其分发是如何控制的。
组织是否进行了文件评审并在必要时进行了修订,修订后是否经过再批准。新版标准没有现定评审要定期进行。
组织的文件变化及版次变更是否以“显示修订”、“文件修订表”等方式加以识别。
4.4.6条款。基本无变化。
4.4.7条款。审核员应考查组织是否已确定对应急准备和响应程序进行定期评审,是否按程序要求进行了定期评审。
4.5.1条款。由于标准不再强调必须要有“以文件支撑”的程序,审核员不能对是否有程序文件提出要求,而应考查组织是否
保留了监视绩效和适用的运行控制的文件化信息。
审核员应检查组织是否对测量设备进行了校准或验证。
4.5.2二条款。4.5.2.1是对法律法规的符合性检查,与4.5.1一样,也不强制要求有程序文件,但要求建立、实施、保持一个或多个程序,并需要保留定期评价法律法规符合性的结果的记录。没有强调必须是环境法律法规,只要是适用的法律法规即可,这与4.3.2的修改相呼应,如存在与组织重大环境因素相关的安全法律法规,也要评价其符合性。
4.5.2.2条款。要求组织对应遵守的其他要求进行符合性检查,与法律法规的符合性检查类似,组织可以结合与法律法规的符合性检查进行。审核员首先应识别组织有哪些应遵守的其他要求,然后看组织是否进行了符合性的检查。同样要求组织对检查的结果形成记录。
审核员如果发现组织没有开展法律法规及其他要求的符合性检查,应开出不符合项。
4.5.3条款。审核员应注意把握组织识别、处理不符合和潜在不符合及评估采取的措施的有效性,全面考察组织满足标准的情况。
4.5.4条款。标准不再在本条款中指出具体要保留的培训、内审和管理评审的记录,这些要求分别在各自条款中有要求。审核员要注意识别组织建立和保留这些记录的职责分别属于哪些部门,并在相应部门中注意考察。标准不再要求有确定的记录保留期限规定,审核员应注意不能再强制要求组织规定记录保留的时间。
4.5.5条款。审核员应考查组织有无策划内部审核方案,这是
组织容易忽略的。审核员可参考ISO19011标准有关审核方案的内容。
审核员应注意标准不再要求定期进行审核,而是按计划的时间间隔开展审核。审核员可以依照组织内审程序中规定的审核频率考察组织确定的时间间隔。
审核员要注意组织的内审程序不仅要规定“实施”和“报告”的职责和要求,还应该考虑“策划”和“保持记录”的职责和要求,不仅要对内审的范围、频率和方法作出规定,对内审准则也应作出规定。
审核员应注意考察组织如何保证参与审核的内审员的能力和公正性。对于中小组织而言,审核的独立性可以通过内审员独立于被审核活动体现,审核员不能强制要求组织的内审员不准审核自己部门的工作。
4.6条款。审核员应考查组织是否按计划的时间进行管理评审。
审核员应考查组织管理评审的输入输出是否包括标准中规定的全部内容,因为1996版标准对管理评审的规定没有使用输人输出的概念,也没有规定评审输入输出的具体内容。
审核员应注意组织有无评审体系改进的机会,这是标准的新要求。
审核员应注意标准对管理评审的记录要求只是针对管理评审的结果,而不是1996版标准规定的整个管理评审过程。
虽然新版标准的变化不大,但审核员需要深刻领会这些变化,并把握得恰如其分,从而在审核中充分体现标准的要求,避免出现不必要的尴尬。
ISO14001:2004标准4.3.2和4.5.2的实施与审核
ISO14001标准于1996年颁布实施以来,在全球得到了广泛实施,尤其在日本和中国等国家取得了较好的推行效果,一定程度上促进了全球的环境保护,推动了国际贸易和经济全球化的进程。几年间,国际标准化组织(ISO)、国际认可论坛(IAF)、各成员国政府、认可机构、认证机构对ISO14001标准的引人和实施给予了积极的引导和推动,广大组织给予了充分重视并进行了实践。
通读ISO14001:2004标准(以下称新版标准)后,不难得出这样的结论:新版标准的结构、运行模式没有发生实质性的变化,多数修订属于编辑性修改,目的在于与ISO9000标准寻求进一步的兼容,并澄清1996版标准中语意不尽通俗和不明确的地方。
在新版标准中,4.3.2与4.5.2条款对于“法律法规和其他要求”
的识别与应用和对这些内容进行的“合规性评价”,提出了更明确的实施要求。
本文将针对以上变化进行探讨,以期取得相对一致的理解并对实践有所助益。
一、对新版标准“法律法规和其他要求”有关变化的分析新版标准4.3.2“法律法规和其他要求”指出:
组织应建立、实施并保持一个或多个程序;用来确定:
a)识别适用于其活动、产品和服务中环境因素的法律法规要求和其他应遵守的要求,并建立获取这些要求的渠道;
b)确定这些要求如何应用于它的环境因素。
组织应确保在建立、实施和保持环境管理体系时,对这些适用的法律法规和其他要求加以考虑。
其中,b)为新增内容,应引起大家的关注,将在下文中详述。
新版标准4.5.2“合规性评价”是从1996版标准4.5.1条款中分出来的:
4.5.2.1为了履行对守法性的承诺,组织应建立、实施并保持一个或多个程序,以定期评价对适用环境法律法规的遵守情况。
组织应保存对上述定期评价结果的记录。
4.5.2.2组织应评价对其他要求的遵守情况。为此,组织可以把它和4.5.2.1条款中所要求的评价一起进行,也可以另外制定程序,分别进行评价。
组织应保存对上述定期评价结果的记录。
以上内容虽从1996版标准的4.5.1条款中分离出来了,但含义与要求却没有太多变化。由于新版标准4.3.2条款内容表述的更改,以及4.5.2条款“合规性评价”的要求变为独立条款,因此有必要就“合规性评价”如何实施和验证进行深人的分析和探讨。
二、如何“在建立、实施和保持环境管理体系时.对这些适用的法律法规和其他要求加以考虑”
实施1996版ISO14001标准的组织在应用4.3.2条款时,多数只是建立了一些获取法律法规及有关要求的渠道,并编制了《适用环境法律法规和其他要求清单》,保存了有关文本。
实施新版标准后,如果还停留在上述水平,将不能很好地满足标准的要求。为了更好地满足“确定这些要求如何应用于它的环境因素”,特别是“在建立、实施和保持环境管理体系时,对这些适用的法律法规和其他要求加以考虑’等新增内容,应考虑以下一些做法:
1.建立法律法规和其他要求(以下简称“法规要求”)与环境因素的对应关系。
实施ISO14001标准后,只建立一个适用法律法规清单没有任何实质意义,应当找出每份法规要求中适用于组织的具体条款,并在这些条款与已识别出的环境因素之间建立对应关系,这是利用EMS体系进一步实施法规要求的一项基础工作。
可将法规管理的内容与环境影响的类别取得一致,即将管理对象相同或相似的法规要求均归人同一环境影响类别。以环境影响类别作为桥梁与环境因素间建立起对应关系,这是满足“确定这些要求如何应用于它的环境因素”的基本做法。识别出的这些法律法规要求的内容应足够具体,从而有助于环境管理体系的建立和实施,并为进行“合规性评价”提供充分的依据。为此,组织可以借助确定适用条款的时机,结合管理现状判定对于具体要求的符合程度,并标识出如何在EMS中通过适当手段(下文述及)应用适用条款。
另外,组织还应动态跟踪法规要求方面的变化,并在组织及其活动或产品中针对这些变化做出响应,持续地进行表一所示的工作。
2.建立适当的环境目标与指标。
环境目标、指标的策划和建立是EMS引人和保持过程中的重要一环,是一个组织实现持续改进、提高自身环境绩效的重要途径。
新版标准明确指出,鼓励组织遵守并且超越法规要求,并将环境因素和适用法规要求作为并行的两个体系策划的源动力。因此,组织应当关注与每条适用法规要求对比后出现不符合或可能存在的不符合(潜在不符合,如表一所示),把这些问题作为重点去策划环境目标和指标,以体系的方法保障其实现。
在新版标准中,特别强调制定环境目标包括三个承诺,其中之一即是“守法承诺”。
例如:某发电厂建立了环境管理体系并且通过了EMS认证,近年来针对火电厂烟尘和SO2排放的浓度要求出台了新的排放标准,同时针对以前老工艺不予考核的SO2排放问题提出了具体的达标时限要求,并对每度电耗煤量提出了管理考核要求。针对这些外部的法规要求,该厂可能或已经存在了与法规要求的不符合,必须通过建立目标指标的方式对其加以管理,投人充分的资源,策划并逐步落实使之达到或者超越法规要求。
3.将法规要求的内容融人相关的程序或作业文件中,以便日常实施。
环境因素的管理手段除环境目标、指标方法外,主要依靠“运行控制”、“应急准备与响应”所策划及编制的程序、作业性文件包等予以日常控制,从而实现绩效的保持。
新版标准特别强调,在成文程序及作业文件中规定“运行准则”,而适用的法律法规要求(特别是具体的实行性规定、标准和
原则等)恰恰是最好的管理环境因素的运行准则,将这些适用要求有机地整合到程序或作业文件中,不仅可以使环境因素控制与管理达到法律法规规定的水平,而且可以将守法承诺完全转化到日常工作中,使承诺落到实处。
4.策划并实施有关的培训。新版标准在培训工作上比1996版标准更加强调“能力”。借鉴ISO19011标准中关于能力的定义可知,能力是经过验证的个人素质、应用常识和技能。对于EMS获证组织来讲,在其员工应具备的应用常识结构中,对法律法规要求的了解和掌握是必需的。因此,组织应当识别适当的对象(特别是从事组织所确定的、可能具有重大环境影响工作的人员),识别适当的法规要求,在二者之间建立合理的搭配关系,使法规要求深人人心,使各类人员均具备“能力’讲胜任工作。
例如:对于项B管理人员,应有针对性地培训有关环境影响评价、清洁生产、污染预防等方面的法律法规、技术政策、技术要求等;对于具体负责污染治理和控制的岗位员工,应当培训有关排放标准、监测规范、监测方法等;对于广大员工,应当培训与环保法、消防法有关的应急预案等内容。
5.作为外来文件,直接传达、应用法律法规文本。
新版标准正式引用了EBET真人网站标准中“外来文件”的提法,可以将适用的法规要求作为一种策划和运行EMS所需的外来文件进行标识、发放与管理。这是应用法规要求最简单、便捷和直接的手段,可酌情使用。
.6策划合规性评价,以检查作为促进法规要求落实的辅助手段。
“合规性评价”作为新条款在新版标准中被提出,充分展示了守法承诺在整个EMS中的重要作用,突显了法规要求在体系中的位置和高度。在日常监控环节中,组织必须对在前文所述表一中识别出的所有适用法律法规条款一一验证与核实,使守法水平持续保持并逐步提高。以往的经验告诉大家,多数组织在此方面的工作不够深人、细致和有效,应当结合新版标准转换将这项工作实质化。
三.如何对组织应用“台现性评价”的状况和法律法规符合性的状况进行评价
IAF专门编写《IS14001管理体系符合性认证与法律法规符合性之间关系》白皮书的目的,是为了识别标准中与法律法规符合性直接相关的各项要求,探索认证审核中应该覆盖的内容,以帮助利益相关方建立实施ISO14001标准的合理希望。
白皮书围绕组织“合规性”评价工作做了这样的综述:ISO14001:2004标准要求组织“承诺”遵守适用于其环境因素和影响的所有法律法规要求,并进一步要求为支撑这~承诺,组织要识别适用的法律法规要求,判定这些要求如何应用于它的活动、产品和服务,评估与所识别要求的符合程度,并对已存在或者出现的不符合采取纠正措施。新版标准同时要求,守法承诺和相关的支撑活动要得到持续的保持。
1.审核应关注的内容及方法。
4.1.1总要求
审核组应当在审核过程中收集必要的信息和证据,用以验证组织对守法要求的符合性。只有这种符合性得到充分确认,审核组对组织所做的守法承诺和EMS的功能具备充分的信心后,才能够授予组织认证资格或保持认证资格。
4.1.2应重点审核的与法律法规符合性相关的要素
审核组应关注和详细验证本文第3部分关于标准中“法律法规和其他要求”有关内容实施方面的落实情况,重点是如下要素:
遵守法律法现的公开承诺(4.2)并可传达到新的“员工范围”。
对法律法规要求的详细识别(4.3.2)。
法律法规要求如何应用于组织的环境因素(4.3.2,4.4.6/7,4.5.1)。
对于法律法规要求方面存在的不符合,是否制定了环境目标。指标、管理方案(4.3.3),实行情况如何。
对法律法规符合性的全面评价(4.5.2)。
必要时,所采取的纠正和预防措施(4.5.3)。
组织在纠正和预防措施中反映了所发现的不符合法律法规要求的问题,任何情况下,组织都应证实其环境管理体系具备以可控和/或可管理的方式来解决这种不符合的能力。但审核组的评价应基于已证实的体系实施,而不仅仅是组织对于该类不符合问题的一份行动计划或预期的解决结果。
管理评审(4.6)。
4.1.3审核方法
审核组应判断组织是否充分地将法律法规要求转换为适宜的EMS要求。为此,审核组可通过现场巡视进行重要环境因素控制的抽样审核,从环境管理体系追溯到具体的法律法规要求;反过来,也可以抽样具体的法律法规要求,直接评价组织正常运作中的遵循情况。
审核组必须在审核过程中查阅有关的监测报告,并认定该报告的合法性、有效性和符合性。如果出于任何主客观原因,审核组未能获取该方面的有效证据,认证资格将不能授予或保持。
审核组应抽样检查组织针对具体法律法规要求所开展的守法性评价实例,并检查组织开展的合规性评价是否已覆盖了所有识别出的法律法现要求。
审核组应充分调查和评价组织管理评审中关于合规性评价的有关内容,从中确保最高管理者意识到潜在的或现实存在的法律法规要求不符合带来的风险,并采取适当措施满足组织的守法承诺。
2.其他应注意的问题。
认证机构派出的审核组成员应当具备环境法律法规方面的充分常识,以便发现组织在法律法规要求识别中的重大遗漏和判断他们在该方面的符合性。
由于EMS认证关注地理范围和环境影响的特点,审核组应特别关注对设施、活动和产品的现场审核,以避免文件审核占用过多的审核时间,而遗漏一些环境绩效不如人意的现场,导致对环境管理体系的有效性不能作出恰当的评价。
环境管理体系认证是对组织的环境绩效进行动态管理和改进的工具。环境管理体系审核员应依据新版标准的要求对组织的环境管理体系进行评价,但他们不是执法检查者,不需要逐条评价对法律法规的符合性。
四、结论
新版标准在法律法规要求的识别、应用与合规性评价等方面
提出了更细致、更明确的要求,对组织实施标准和认证机构的审核活动提出了更高的要求。
ISO1441环境管理体系认证不能等同于守法证明。ISO14001环境管理体系认证的作用在于确认组织建立了一个有效的环境管理体系,该体系可以为持续确保其与法律法规的符合性提供基础和支撑。
在ISO1441环境管理体系认证审核过程中,对于申请组织或获证组织可能存在的偏离法律法规的情况,审核组应具备能力并具体问题具体分析,结合以上所讨论的内容,对组织在实现其“守法承诺”方面的作为和其环境管理体系的有效性作出客观适宜的评价,在此基础上作出适当的审核结论。
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